実績報告と確定検査 — ここで否認されると自己負担になる

採択はゴールではない

補助金の流れは、採択 → 交付決定 → 事業実施 → 実績報告 → 確定検査 → 補助額の確定 → 請求 → 入金です。実績報告で経費が否認されると、その分は全額自己負担になります。

よくある否認理由

①交付決定前の発注・契約・支払
最も多い失敗です。採択通知を受けてすぐ発注してしまうケース。交付決定日より前の日付の見積書・注文書・請求書は対象外になります。

②相見積りを取っていない
一定額以上の調達は、複数社からの見積りが求められる制度がほとんどです。1社しか取っていないと、その経費全体が否認されることがあります。特殊な設備で1社しか扱えない場合は、その理由書を用意します。

③支払の証拠が不十分
現金払い、振込名義の不一致、口座の名義が代表者個人、といったケース。法人口座から、請求書どおりの金額を、期限内に振り込むのが基本です。

④補助対象外の経費が混ざっている
汎用パソコン、既存事業の運転資金、消費税、振込手数料など。制度ごとに細かく定められています。

⑤事業実施期間外の支出
期間の始まりだけでなく、終わりも守る必要があります。納品・検収・支払まで期間内に完了させてください。

発注前にやっておくこと

1. 公募要領の経費区分のページを読み直す
2. 判断に迷う経費は、事務局に問い合わせる（無料。メールで記録を残す）
3. 相見積りの要否と社数を確認
4. 支払方法と期限を確認
5. 証拠書類のリストを作る

集めておく証拠書類

• 見積書（相見積り含む）、発注書・契約書
• 納品書、検収書
• 請求書
• 振込を証明する書類（通帳の写し、ネットバンキングの明細）
• 導入した設備の写真（設置状況、シリアル番号が写るもの）
• 作成した成果物（チラシ、Webサイトの画面、パンフレット現物）
• 広告なら掲載実績が分かるもの

写真は後から撮れないものがあります。工事の途中経過、納品時の様子は、その場で撮っておいてください。

報告後も終わりではない

多くの制度で、補助事業終了後も次の義務が続きます。

• 事業化状況報告 … 数年間、毎年の報告
• 財産の処分制限 … 取得した設備を勝手に売却・廃棄・転用できません。処分するには承認が必要で、補助金の返還を求められる場合があります
• 帳簿・証拠書類の保存 … 補助事業完了の翌年度から5年間が一般的
• 収益納付 … 制度によっては、一定以上の収益が出た場合に返納