商談の議事録と次アクション — 送るだけで差がつく

なぜ効くのか

• 認識のずれを防げる … ずれたまま提案を作る事故がなくなります
• 丁寧な会社だという印象 … これをやる会社は少ない
• 相手が社内で共有できる … 担当者が上長に説明する材料になります
• 記録が残る … 担当者が変わっても経緯が追えます
• 次のアクションが明確になる … 「検討します」で消える案件が減ります

いつ送るか

その日のうちです。翌日になると価値が半減します。

商談直後の15分で書いてしまうのが最も確実で、記憶が新しいうちなら5〜10分で書けます。

構成

件名：【◯◯の件】本日のお打ち合わせ内容のご確認

本日はお時間をいただきありがとうございました。
伺った内容を整理いたしました。認識に相違があればご指摘ください。

■ 現状と課題
1. ◯◯
2. △△

■ ご要望
・□□

■ 次のステップ
弊社：◯月◯日までに提案書をご提出
御社：△△の資料をご共有（◯月◯日まで）
次回：◯月◯日 14:00〜 オンライン

引き続きよろしくお願いいたします。

書き方のコツ

• 相手が使った言葉をそのまま使う … 「業務効率化」ではなく「毎月末の3日間、全員が残業して集計している」
• 事実と解釈を分ける … 聞いたことと、こちらの理解を混ぜない
• 短くする … 全部書くと読まれません。要点を5項目以内に
• 次のアクションに期日を入れる … 「後日」ではなく日付
• 誰が何をするかを明記 … 自社と相手、両方

次アクションが最も重要

議事録の本体は「次に何が起きるか」です。

• 次回の日程が決まっていなければ、この場で候補日を提示する
• 相手にやってもらうことがあれば、期日とともに明記する
• 宿題がない場合も、「◯月頃に改めてご連絡します」と書く

次のアクションが書かれていない案件は、そのまま消えます。

社内でも記録する

顧客に送る議事録とは別に、社内用のメモを残してください。

• 相手の温度感、キーパーソン
• 競合の状況
• 予算・時期
• 懸念点、地雷
• 次回までに準備すべきこと

1人でやっていても記録は必要です。1か月後の自分は覚えていません。

録音・録画する場合

オンライン商談の録画は便利ですが、必ず相手の同意を取ってください。無断録音は、法的な問題は場合によりますが、関係を壊すリスクがあります。「記録のため録画させていただいてもよろしいですか」と冒頭で確認するのが標準的な運用です。