電子帳簿保存法 — 新設法人が最初にやるべきこと

義務になっているのは「電子取引」の部分

電子帳簿保存法は 3 つの区分に分かれています。

• 電子帳簿等保存（会計帳簿を電子データで保存）… 任意
• スキャナ保存（紙の領収書をスキャンして保存）… 任意
• 電子取引データ保存（電子で受け取った書類を電子のまま保存）… 義務

義務なのは 3 つ目だけです。ここを押さえれば、最低限の対応は済みます。

何が「電子取引」に当たるか

• メールに PDF で添付されてきた請求書・領収書
• 取引先の Web サイトからダウンロードした請求書
• EC サイトの購入履歴・領収書
• クレジットカードや交通系 IC の利用明細データ
• 電子契約サービスで締結した契約書

これらを紙に印刷して保管するだけでは要件を満たしません。電子データのまま保存する必要があります。

満たすべき 2 つの要件

①真実性の確保 … 次のいずれかを行います。

• タイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残るシステムを使う
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する

創業期に現実的なのは 3 つ目です。国税庁がサンプルを公開しているので、それを自社名に置き換えて備え付けるだけで足ります。費用はかかりません。

②可視性の確保 … 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の 3 項目で検索できる状態にします。専用システムがなくても、ファイル名を「20260911_110000_株式会社サンプル.pdf」のように統一し、一覧の索引を表計算ソフトで作る方法で要件を満たせます。

猶予措置

相当の理由があって要件どおりに保存できない事業者について、猶予措置が設けられています。ただし、この場合もデータそのものの保存と、税務調査時のダウンロードの求めへの対応は必要です。「紙に印刷すればよい」という話ではない点は変わりません。

最初にやること

1. 電子で受け取る書類の種類を洗い出す（請求書、領収書、契約書）
2. 保存場所を 1 か所に決める（クラウドストレージのフォルダ 1 つでよい）
3. ファイル名のルールを決める（日付_金額_取引先）
4. 国税庁の事務処理規程サンプルを自社用に直して備え付ける

会計ソフトの多くは電子帳簿保存法に対応した保存機能を持っているので、これから会計ソフトを選ぶなら対応状況を条件に入れてください。後から移行するより、最初から乗せておくほうが圧倒的に楽です。