ITツールの選び方と乗り換え — 増やしすぎないこと

増やしすぎの弊害

• 情報がどこにあるか分からなくなる
• 月額費用が積み上がる（1つ数千円でも、10個で数万円）
• アカウント管理の負担（退職時に止め忘れる）
• 使い方を覚えるコスト
• 誰も使っていないツールに払い続ける

選定の手順

1. 解決したい課題を1文で書く … 「請求書の作成に月5時間かかっている」
2. 今のやり方の何が問題かを特定する … ツールで解決する問題か、運用で解決する問題かを見極める
3. 候補を2〜3個に絞る
4. 無料トライアルで実際の業務を回してみる
5. 決める

機能の多さで選ばないでください。使わない機能は、価格と複雑さとして跳ね返ります。

比較の軸

• 今使っているツールと連携するか … 会計ソフトを軸に揃えると、データが自然に流れます
• 入力の手間 … 使われなければ意味がありません
• 料金体系 … ユーザー数課金か、機能課金か。人数が増えたときの金額を試算
• データのエクスポート … 乗り換えるときに取り出せるか。ここを確認せずに契約すると、抜けられなくなります
• サポートの体制
• 電子帳簿保存法・インボイスへの対応

年1回の棚卸し

契約しているサービスを全部書き出してください。

• サービス名、月額、契約者、用途
• 実際に使っているか
• 重複していないか
• 解約条件（年契約の中途解約、違約金）

使っていないサービスが必ず見つかります。創業期から積み上がった契約は、年1回見直すだけで数万円の固定費削減になることがあります。

乗り換えの進め方

1. 現行ツールからデータを全部出力 … 解約前に必ず。解約するとアクセスできなくなります
2. 期首など、区切りの良い時期に切り替える … 会計ソフトは特に、期の途中だと残高の引き継ぎが煩雑
3. 1〜2か月は並行運用して確認
4. 旧ツールのデータを保管（帳簿は7年保存が必要）
5. 解約

乗り換えのコストを見積もる

• データ移行の手間
• 設定のやり直し
• 全員が新しい使い方を覚える時間
• 移行期間中の混乱

月額が1,000円安いだけなら、乗り換えないほうが得なことがよくあります。

補助金

IT導入補助金は、登録されたIT導入支援事業者と登録ツールの組み合わせでのみ使えます。導入を検討しているツールが対象かどうか、支援事業者に確認してください。交付決定前に契約・支払をすると対象外になります。