生成AIを業務に使う — 社内ルールを先に決める

先にルールを決める

従業員が個人の判断で使い始めると、顧客情報や機密情報が外部に入力される事故が起きます。導入前に次を決めてください。

• どのサービスを使ってよいか
• 何を入力してはいけないか
• 出力をどう扱うか（そのまま使ってよいか、確認が必要か）

入力してはいけない情報

• 顧客の個人情報 … 氏名、連絡先、取引内容
• 取引先の機密情報 … NDAを結んでいる内容の入力は、契約違反になり得ます
• 未公開の経営情報 … 決算、事業計画、人事
• 認証情報、システムの構成
• 従業員の個人情報

サービスによって、入力内容が学習に使われるかどうかが異なります。業務で使うなら、学習に使わない設定またはプランを選んでください。

向いている使い方

• 文章の下書き … 自分の経験や実例を渡して、文章化を助けてもらう
• 要約・整理 … 長い資料、議事録
• アイデア出し … 記事のテーマ、施策の候補
• 翻訳の下訳 … そのまま使わず、監修を通す
• プログラムの補助
• 壁打ち … 考えを整理する相手として

向いていない使い方

• 事実の調査 … 法令、期限、金額、制度名を誤ることがあります。必ず一次情報で確認
• 専門的な判断 … 税務、法務、労務の個別判断
• 自社固有の内容 … 実績、価格、体制
• そのまま公開する文章 … 事実誤認、没個性、法令違反のリスク

出力を使う前の確認

1. 事実関係 … 数字、日付、法令名。一次情報で裏を取る
2. 自社の実態と合っているか
3. 法的表現 … 薬機法（効能効果）、景品表示法（根拠のない優良表示）
4. 他社の権利 … 既存の文章・画像に酷似していないか

著作権

• 生成物が既存の著作物に類似していれば、著作権侵害になり得ます
• 生成物の権利の帰属は、サービスの利用規約によります。商用利用の可否を確認してください
• 画像生成は特に、特定の作風に寄せると問題になりやすい

ルールの雛形

利用してよいサービス：会社が指定したもののみ
入力禁止：顧客・取引先・従業員の個人情報、機密情報、未公開の経営情報
出力の扱い：事実関係を一次情報で確認してから使用する。そのまま公開しない
責任：出力内容の責任は、使用者と会社が負う

A4半ページで足ります。従業員に周知し、入社時に説明してください。

費用対効果

月額数千円で、文章作成・調査の下準備にかかる時間が大きく減ります。創業期は費用対効果が高い投資ですが、使う人のスキルに成果が依存します。使い方を共有する時間を取ってください。