契約書・領収書は何年保管するか — 書類別の保存期間一覧

根拠法が複数あるので期間がばらつく

書類の保存義務は、法人税法・会社法・労働基準法・消費税法など複数の法律に散らばっています。同じ書類でも根拠が違えば期間が違うため、実務では最も長い期間に合わせて保管するのが安全です。

主な書類の保存期間

創業期に赤字が出ると、その事業年度の帳簿書類は 10 年保存になります。欠損金の繰越控除を使うためです。設立初年度の書類は捨てられないと考えてください。

起算日を間違えない

7 年や 10 年の起算点は、書類の作成日ではなくその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日です。3 月決算なら 5 月末が提出期限なので、そこから数えます。実務上は「決算期ごとに 1 箱にまとめて、廃棄可能年を箱に書く」運用が単純で確実です。

電子データは別のルール

メールで受け取った請求書などの電子取引データは、電子帳簿保存法により電子のまま保存する義務があります。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たしません。保存期間は同じく 7 年です。

保管の実務

• 決算期ごとにまとめる … 書類種別ごとではなく、年度ごとにまとめると廃棄の判断が楽になります
• 契約書は別管理 … 契約期間が長いものは、保存期間の起算点が契約終了後になることがあります。有効な契約書は年度と切り離して保管します
• 電子と紙の置き場所を統一する … 探せない書類は、保管していないのと同じです
• クラウドに置く場合はバックアップ … サービス障害やアカウント停止で失われるリスクを考えます

捨てる前に確認すること

保存期間を過ぎても、係争中の案件に関係する書類、まだ有効な契約書、資産の取得価額を証明する書類は残します。特に不動産や高額な設備の取得に関する書類は、売却時の取得費の証明に使うため、保存期間の考え方とは別に保管しておく必要があります。