顧客管理と名刺管理 — 属人化を防ぐ最初の一歩

なぜ必要か

• 担当者が辞めると顧客ごと失う
• 誰がいつ何を話したか分からない
• フォローが漏れる
• 同じ会社に別々の人が営業してしまう
• 過去の提案内容を再利用できない

創業期は代表者1人で把握できますが、2人目が入った瞬間に情報共有の問題が発生します。

最小構成

いきなり高機能なツールは不要です。表計算ソフト1枚でも、次があれば機能します。

• 会社名、部署、担当者名、連絡先
• 接点の経緯 … どこで知り合ったか、紹介者
• 最終接触日と内容
• 次のアクションと期日
• 案件の段階、金額
• 担当者（自社側）

最も重要なのは「次に何をするか」です。書かれていない案件は放置されて消えます。

ツールを入れるタイミング

次のいずれかに当てはまったら検討します。

• 案件数が表計算で管理しきれなくなった（50件程度が目安）
• 2人以上で営業している
• 同時進行の案件が10件を超えた
• 過去のやり取りを探すのに時間がかかるようになった

選ぶときの比較軸

• 入力の手間 … 入力されなければどんなツールも無意味です。スマートフォンで数タップで記録できるか
• 名刺の取り込み … 撮影してデータ化
• メールとの連携 … やり取りが自動で紐づくか
• 案件（商談）の管理 … 段階、金額、確度
• リマインド機能 … 次のアクションの通知
• 料金（ユーザー数課金が多い）
• データのエクスポート

名刺管理

名刺情報は、会社の資産です。個人の名刺入れに入ったままだと、退職で失われます。

• 撮影してデータ化するサービスを使う
• 誰が、いつ、どこで交換したかを記録
• 社内で共有できる状態にする

注意：名刺情報も個人情報です。利用目的の範囲内で使い、第三者提供には原則として本人の同意が必要です。共有サービスを使う場合、その仕組みが法令に適合しているか確認してください。

運用のルール

• 商談の直後に記録する … 後からまとめて入力する運用は必ず破綻します
• 記録する項目を絞る（全部埋めようとすると入力されません）
• 週1回、リストを上から見て次アクションを更新する
• 顧客とは複数人で接点を持つ … 1人に依存させない

メール配信との関係

集めた連絡先に広告・宣伝メールを送る場合、特定電子メール法が適用されます。名刺交換等で通知された場合の例外はありますが、送信者情報の明示と配信停止の導線は必須です。