クラウドストレージ — 個人の端末に原本を置かない

最初に決めること

ツールを選ぶ前に、次を決めてください。

• 原本をどこに置くか … 個人のPCのデスクトップに原本があると、故障・紛失・退職で失われます
• フォルダ構成 … 部門別か、案件別か、年度別か
• 命名規則 … 「日付_内容_版」。「最終版_修正版_本当の最終版」を防ぐ
• 共有範囲 … 誰がどこにアクセスできるか

選ぶときの比較軸

• 容量と料金 … 1人あたりの容量、ユーザー数課金
• 共有リンクの権限設定 … 閲覧のみ、編集可、有効期限、パスワード
• 版管理 … 過去の版に戻せるか。誤って上書きしたときに救われます
• ログ … 誰がいつアクセス・ダウンロードしたか
• 端末での同期 … オフラインでも作業できるか
• データの保存場所 … 国外サーバーの場合、個人情報の越境移転の問題を確認
• 他のツール（オフィスソフト、チャット）との連携

権限管理

• アカウントは人ごとに発行 … 共有アカウントは、退職時に権限を切れません
• フォルダ単位で権限を分ける … 人事・給与・契約は限定
• 外部共有のルール … リンクを知っている全員が見られる設定は、URLが流出したら終わりです
• 退職時のチェックリスト … アカウント停止、共有解除、端末の同期解除

バックアップは別に取る

クラウドに置いてあるからバックアップは不要、というのは誤りです。

• 誤削除 … ゴミ箱の保持期間を過ぎると復元できません
• ランサムウェア … 同期しているため、暗号化されたファイルがクラウドにも同期されます
• アカウントの乗っ取り
• サービスの障害・終了

別のサービス、または外付けドライブ（同期しないもの）にも保存してください。特にランサムウェア対策には、ネットワークから切り離したバックアップが有効です。

電子帳簿保存法との関係

請求書・領収書などの電子取引データは、電子のまま保存する義務があります。

• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にする
• ファイル名を「20260912_110000_株式会社サンプル.pdf」のように統一し、索引の一覧を作れば要件を満たせます
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける（国税庁のサンプルを自社名に置き換えるだけ）
• 保存期間は7年（欠損金が生じた年度は10年）

セキュリティ

• 二要素認証を必ず有効にする … 最も効果が高く、費用もかかりません
• 共有リンクに有効期限とパスワードを設定
• 端末にパスコード・暗号化を設定
• 公共のWi-Fiでの利用ルール

移行のコスト

一度使い始めると、乗り換えは大変です。データ量が増えるほど移行の手間が増え、共有リンクもすべて切れます。最初の選択を慎重に行ってください。