Web会議ツール — 相手が使えるかで決まる

選ぶ基準は「相手の負担」

自社が使いやすくても、相手がアプリのインストールやアカウント登録を求められると、それだけで印象が悪くなります。

• ブラウザから参加できるか
• アカウント登録なしで参加できるか
• スマートフォンから参加できるか
• 相手の会社で利用が許可されているか（セキュリティポリシーで特定のツールしか使えない企業があります）

実務上は、相手が指定するツールに合わせられるよう、複数のツールを使える状態にしておくのが現実的です。

比較の軸

• 無料プランの制限 … 時間制限（40分など）、参加人数
• 録画 … 可否、保存場所、容量
• 画面共有 … 資料、ウィンドウ単位
• 背景のぼかし・仮想背景 … 在宅勤務がある場合
• ウェビナー機能 … セミナー開催をするなら
• 文字起こし・要約 … 議事録作成の負担が減ります
• カレンダーとの連携

環境を整える

ツールより、環境のほうが印象を左右します。

• 音声が最優先 … 内蔵マイクではなく、イヤホンマイクかヘッドセット。聞き取りにくい商談は、それだけで評価を下げます
• 明るさ … 窓を背にしない。顔が暗いと表情が伝わりません
• カメラの高さ … 目線の高さに。見下ろす角度は威圧的に見えます
• 通信の安定 … 有線接続が確実
• 背景 … 生活感のあるものは映さない

商談での使い方

• 時間を短くする … 対面の60分は、オンラインでは30〜45分。集中が持つ長さが違います
• 冒頭で目的と流れを共有 … 相手が終わりを見通せると集中が保てます
• 画面共有は最小限 … ヒアリング中は共有を止め、顔を見て話す
• 3〜5分に1回は質問を投げる … 一方的に話すと聞き流されます
• 資料は事前に送る … その場で読ませると説明を聞かなくなります
• その日のうちに議事録を送る … 対面以上に認識のずれが起きやすい

録画するときの注意

必ず相手の同意を取ってください。「記録のため録画させていただいてもよろしいですか」と冒頭で確認するのが標準的な運用です。

• 録画データの保存場所と保存期間を決める
• 個人情報・機密情報が含まれるため、共有範囲を管理する
• 相手の許可なく第三者に共有しない

セキュリティ

• 会議URLを公開の場に貼らない … 無関係の第三者が入ってくることがあります
• 待機室（ロビー）機能を有効にする
• パスコードを設定する
• 画面共有の権限を主催者に限定する
• 共有前に、開いているタブや通知を確認 … 他社の情報が映り込む事故が起きます