勤怠管理ツール — 記録がないと未払い残業を反証できない

記録は義務

使用者には労働時間を適正に把握する義務があり、客観的な記録による把握が原則とされています。タイムカード、ICカード、PCの使用記録などです。

自己申告制も認められますが、実態調査などの措置が必要になります。手書きの出勤簿だけでは、後から争いになったときに反証できません。

選ぶときの比較軸

• 打刻の方法 … スマートフォン、PC、ICカード、生体認証。現場の実態に合うか（外回り、複数拠点、直行直帰）
• GPS打刻 … 外勤がある場合。ただし常時の位置情報取得はプライバシーの問題になり得ます
• 残業の上限アラート … 月45時間、年360時間、月100時間未満などに近づいたら警告
• 有給の管理 … 年5日の取得義務の管理、比例付与の自動計算
• シフト管理 … 飲食、小売、介護
• 給与計算ソフトとの連携 … 転記ミスがなくなります
• 36協定の期間管理

小さい会社での最低限

従業員が数人なら、高機能なツールは不要です。

• 打刻できる（スマートフォンアプリで十分）
• 月次で集計が出る
• データを出力できる

これだけ満たしていれば足ります。月額は1人あたり数百円程度からあります。

記録すべきもの

• 始業・終業時刻
• 休憩時間
• 時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数
• 有給休暇の取得日

賃金台帳に労働時間数を記入し、5年間（当分の間3年間）保存する義務があります。

労働時間に含まれるもの

打刻のルールを決めるときに影響します。

• 義務づけられた着替え、準備、片付け
• 朝礼、清掃
• 手待ち時間（電話番など）
• 参加が義務の研修・会議

「打刻後に着替える」という運用にしていても、着替えが義務なら労働時間です。

よくある問題

• 打刻と実態がずれている … 定時で打刻して残業する。これを黙認すると、後から未払い残業として請求されます
• 打刻忘れが放置される … 修正のルールと承認フローを決める
• 管理職だから記録しない … 労働基準法上の管理監督者に当たるかは実態で判断されます。該当しても深夜割増は必要で、健康管理の観点から労働時間の把握は必要です

導入の進め方

1. 現状の記録方法と課題を整理
2. 無料トライアルで実際の現場で試す
3. 打刻ルールを決めて周知
4. 給与計算との連携を設定
5. 1〜2か月は並行運用して確認

IT導入補助金の対象になることがあります。導入前に確認してください。